Preboarding erfolgreich gestalten: Wichtige Maßnahmen

Der Begriff „Preboarding“ gewinnt seit einigen Jahren im Zusammenhang mit der Digitalisierung von HR-Prozessen zunehmend an Bedeutung. Während das Onboarding als integraler Bestandteil der Employee Journey längst in den meisten Unternehmen etabliert ist, setzt Preboarding schon vor dem ersten Arbeitstag an – häufig digital unterstützt. Preboarding umfasst alle Maßnahmen, die ab Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und vor dem offiziellen Eintritt ins Unternehmen stattfinden. Ziel ist es, neue Mitarbeitende bereits frühzeitig zu informieren, einzubinden und persönlich abzuholen. In einer von Fachkräftemangel und Remote-Arbeit geprägten Arbeitswelt ist Preboarding damit nicht nur Trend, sondern zunehmend auch ein relevanter KPI für erfolgreiche Employee Experience und Arbeitgeberattraktivität.

Definition: Bedeutung von Preboarding im HR-Umfeld

Preboarding ist weitaus mehr als eine freundliche Willkommens-E-Mail: Es ist das Bindeglied zwischen Recruiting und Onboarding und hat damit direkten Einfluss auf die Mitarbeiterbindung und -motivation. In der Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und Arbeitsbeginn herrscht bei neuen Mitarbeitenden häufig Unsicherheit. Hier kann ein professionell gestalteter Preboarding-Prozess proaktiv wirken, indem er Erwartungsmanagement betreibt, die Identifikation mit dem Unternehmen fördert und die emotionale Bindung stärkt. Dies ist insbesondere in kompetitiven Arbeitsmärkten entscheidend, um sogenannte „No-Shows“ – also das unerwartete Fernbleiben am ersten Arbeitstag – zu vermeiden und die Drop-out-Quote nach Vertragsunterschrift signifikant zu senken. Ein digital unterstütztes Preboarding sorgt zudem für einen nahtlosen Übergang in die Unternehmensrealität und steht exemplarisch für moderne HR-Arbeit, die Effizienz, Personalisierung und strategische Arbeitgebermarkenbildung verbindet. Führende HR-Abteilungen messen heute den Erfolg ihrer Preboarding-Aktivitäten direkt in Produktivitätszuwachs während der ersten Wochen und der Reduktion von Frühfluktuation.

Preboarding-Prozesse und deren Integration in die HR-IT-Landschaft

• Vertragsmanagement: Digitale Unterzeichnung von Arbeitsvertrag und Zusatzvereinbarungen.
• Willkommenskommunikation: Versand von Begrüßungs-E-Mails, Videos oder Willkommenspaketen.
• Willkommenspakete: Digitale oder physische Welcome-Boxen mit Unternehmensinformationen, kleinen Aufmerksamkeiten oder Arbeitsmitteln
• Frühzeitige Bereitstellung von Zugangsdaten: IT-Zugänge, E-Mail-Adressen oder Tools, um die erste digitale Kontaktaufnahme zu erleichtern.
• Dokumentenmanagement: Upload und digitale Signatur wichtiger Unterlagen (z. B. Datenschutz, Compliance, Bankdaten).
• Onboarding-Portal / Self-Service: Zugang zu Plattformen mit Informationen, FAQs, Checklisten und ersten Aufgaben.
• Team- und Unternehmenskontakt: Einladung zu digitalen Welcome-Events, Vorstellungsrunden oder virtuellen Kaffeetreffen.
• Schulungs- und Lernprozesse: Bereitstellung von E-Learning-Einheiten oder Pflichtschulungen (z. B. Arbeitssicherheit).
• Organisatorische Vorbereitung: Bereitstellung von Arbeitsmitteln (Laptop, Smartphone) und Planung des ersten Arbeitstags.
• Regelmäßige persönliche Updates: Automatisierte oder individuelle Kontaktpunkte, z. B. per E-Mail, Chatbot oder Video-Call.

Durch die fortschreitende Digitalisierung ergeben sich für Preboarding völlig neue Möglichkeiten. Technologisch anspruchsvolle HR-IT-Systeme ermöglichen es, standardisierte und dennoch individuelle Preboarding-Prozesse nahtlos in bestehende Systemlandschaften zu integrieren. Die Integration eines digitalen Preboarding-Prozesses ist daher auch aus IT-Sicht ein wesentlicher Hebel für Prozessharmonisierung, Datenintegrität und durchgängig positive Candidate Experience.

Typische Herausforderungen & Lösungen im Preboarding

• Technologische Hürden: Fehlende Schnittstellen zu bestehenden HR-Systemen oder mangelnde Usability der Preboarding-Plattformen hemmen die Nutzerakzeptanz.
• Kulturelle und organisatorische Heterogenität: Auf internationalem Parkett müssen Preboarding-Inhalte auf lokale Besonderheiten und Sprachen angepasst werden. Einheitliche, globale Standards sind dennoch gefordert.
• Ressourcenmangel: Insbesondere kleine HR-Teams tun sich schwer, individualisiertes Preboarding samt persönlicher Betreuung umzusetzen.
• Regulatorische Anforderungen: Datenschutz und Compliance im Umgang mit sensiblen Personaldaten erfordern spezielle Aufmerksamkeit.

• Auswahl skalierbarer, modularer HR-IT-Lösungen, die sich problemlos in bestehende Systeme integrieren lassen
• Einführung von Self-Service-Angeboten und automatisierten Workflows zur Entlastung des HR-Teams
• Standardisierte, digitalisierte Vorlagen, die individuell angepasst werden können
• Rollenbasierte Berechtigungskonzepte, um Datenschutz und Compliance sicherzustellen

Ein systemischer Ansatz, der sowohl technologische Anforderungen als auch die Experience neuer Kolleg:innen berücksichtigt, ist daher aus Expertensicht essenziell für nachhaltigen Erfolg im Preboarding.

Exemplarische Preboarding-Prozesse im Überblick

Die folgende Tabelle zeigt beispielhaft, wie ein digital gestützter Preboarding-Prozess schrittweise aufgebaut werden kann und welche Verantwortlichkeiten typischerweise beteiligt sind:

Diese Schritt-für-Schritt-Prozessgestaltung ermöglicht eine durchgängig positive Experience und sorgt dafür, dass alle organisatorischen, technischen und kulturellen Aspekte berücksichtigt werden. Darüber hinaus ist Transparenz über den Fortschritt jederzeit gewährleistet, was sowohl für HR als auch für Führungskräfte und neue Mitarbeitende selbst einen großen Mehrwert darstellt.

Vor- und Nachteile von Preboarding im Überblick

Obwohl Preboarding zahlreiche strategische und operative Mehrwerte bietet, sollten Unternehmen auch mögliche Einschränkungen und Herausforderungen im Blick behalten:

Langfristig überwiegen jedoch die Vorteile – insbesondere, wenn Preboarding als integraler Bestandteil einer strategischen HR-IT-Architektur betrachtet und kontinuierlich an die Anforderungen des Unternehmens angepasst wird.

Lösungsansätze für erfolgreiche Preboarding-Implementierung

• Aufbau einer flexiblen digitalen Infrastruktur (HR-IT-Plattform zur Automatisierung standardisierter Abläufe und individuellen Anpassung im Preboarding)
• Schulungs- und Change-Management-Maßnahmen für HR und Führungskräfte zur Sicherstellung von Akzeptanz und Konsistenz
• Regelmäßiges, strukturiertes Feedback neuer Mitarbeitender zur frühzeitigen Erkennung von Schwachstellen und kontinuierlichen Verbesserung
• Präzise Einbindung von Datenschutz und IT-Security, z. B. durch rollenbasierte Zugriffskonzepte und verschlüsselte Kommunikationswege
• Kollaborative Herangehensweise mit enger Zusammenarbeit zwischen HR, IT, Fachabteilungen und externen Partnern zur iterativen Weiterentwicklung des Prozesses

So bleibt Preboarding nicht nur ein innovatives HR-Instrument, sondern entwickelt sich zu einem echten Wettbewerbsvorteil in der Arbeitswelt von morgen.

Rechtliche Aspekte im Preboarding-Prozess

• Datenschutz nach DSGVO: Ab dem Moment der Vertragsunterzeichnung gelten die Datenschutzregelungen der EU-DSGVO. Personenbezogene Daten dürfen ausschließlich für preboarding-relevante Zwecke verarbeitet und müssen sicher gespeichert werden. Zugriffsbeschränkungen und Verschlüsselung sind hierbei essenziell.
• Elektronische Signaturen: Digitale Unterschriften bei Dokumenten wie Betriebsvereinbarungen, IT-Nutzungsrichtlinien oder Datenschutzinformationen müssen rechtskonform erstellt und verarbeitet werden, etwa durch qualifizierte elektronische Signaturen.
• Informationspflichten: Bereits vor dem offiziellen Arbeitsbeginn besteht eine Informationspflicht über Datenverarbeitung, interne Standards sowie Compliance-Themen.
• Arbeitsrechtliche Vorgaben: Bei der Übermittlung von Arbeitsmitteln oder im Rahmen von digitalen Schulungen vor dem ersten Arbeitstag müssen Regelungen zur Arbeitszeit und Vergütung beachtet werden, da verpflichtende Maßnahmen vor Dienstantritt teils abrechnungsrelevant sein können.
• Vertraulichkeit und Geheimhaltung: Vereinbarungen zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen oder zur IT-Sicherheit sollten dokumentiert und transparent kommuniziert werden.

HR und IT müssen daher eng zusammenarbeiten, um rechtliche Risiken zu minimieren und einen vertrauenswürdigen, gesetzeskonformen Preboarding-Prozess sicherzustellen.

Schritte zur erfolgreichen Implementierung von Preboarding-Prozessen

1. Bedarfserhebung und Zieldefinition: Analyse des Status quo sowie Ableitung unternehmensspezifischer Ziele und Erfolgskennzahlen für den Preboarding-Prozess.

2. Auswahl geeigneter HR-IT-Lösungen: Identifikation und Evaluation passender Software für Workflow-Automatisierung, Self-Service-Portal sowie Schnittstellenintegration.

3. Standardisierung der Inhalte und Kommunikation: Entwicklung modularer, adaptierbarer Informationspakete, Vorlagen und interaktiver Formate gemäß Corporate Identity und Compliance-Vorgaben.

4. Zusammenarbeit der relevanten Fachbereiche: Einbindung von HR, IT, Fachbereichen und Office Management zur klaren Rollen- und Aufgabenverteilung.

5. Testphase und Feedbackintegration: Pilotierung des Preboarding-Prozesses mit ausgewählten Mitarbeitenden und systematische Auswertung des Feedbacks zur Feinjustierung.

6. Rollout und kontinuierliche Optimierung: Flächendeckende Einführung, flankiert von Monitoring, Erfolgsmessung (z.B. Frühfluktuation, Time-to-Performance) und kontinuierlicher Weiterentwicklung auf Basis neuer Erkenntnisse und technologischer Innovationen.

Ein strukturiertes, iteratives Vorgehen entlang dieser Schritte gewährleistet, dass Preboarding nicht als Einmalprojekt, sondern als nachhaltiger Bestandteil der HR-Strategie verankert wird.

Tipps & Tricks für ein wirkungsvolles Preboarding

• Persönliche Ansprache wählen: Individualisierte Begrüßungen und persönliche Ansprechpartner:innen erhöhen das Zugehörigkeitsgefühl ab Tag eins.
• Multimediale Inhalte nutzen: Willkommen-Videos, interaktive Unternehmensrundgänge oder Podcasts sorgen für ein modernes, ansprechendes Preboarding-Erlebnis.
• Transparenz und Orientierung bieten: Eine klar strukturierte Roadmap mit nächsten Schritten hilft, Unsicherheiten zu beseitigen und Erwartungen zu managen.
• Aktive Einbindung fördern: Frühzeitige Integration in Teamchats oder Networking-Formate unterstützt soziale Bindung und Vertrautheit.
• Regelmäßiges Feedback einholen: Kurze digitale Umfragen im Prozess liefern wichtige Erkenntnisse zur Optimierung und signalisieren Wertschätzung.

Mit diesen Maßnahmen lässt sich Preboarding flexibel an individuelle Unternehmensbedarfe anpassen und mit wenig Mehraufwand kontinuierlich verbessern.