Bewerbermanagement Software (ATS): So finden Sie die passende Lösung für Ihr Unternehmen
Recruiting ist in vielen Organisationen nicht zu langsam, weil Menschen zu wenig tun, sondern weil der Prozess zu viel Reibung erzeugt: Freigaben laufen per Mail, Lebensläufe liegen verteilt in Postfächern, Interviewtermine entstehen im Ping-Pong zwischen HR und Fachbereich. Was in der Spitze besonders schmerzt? Selbst wenn man viel arbeitet, fehlt am Ende oft die Klarheit, warum es dauert und wo Kandidat:innen verloren gehen.
Bewerbermanagement Software (häufig ATS genannt, kurz für Applicant Tracking System) kann hier sehr schnell Wirkung entfalten, v.a. wenn sie den Prozess wirklich unterstützt, statt nur ein weiteres Tool zu sein. In der Praxis gewinnt nicht das System mit den meisten Features, sondern das System, das zu Ihren Rollen, Ihrem Recruiting-Modell und Ihrer IT-Landschaft passt. Dieser Artikel zeigt kompakt, wie Sie den Markt sinnvoll einordnen, welche Kriterien wirklich entscheidend sind – und wie Auswahl und Einführung pragmatisch gelingen.
Inhalt:
- Was ist Bewerbermanagement Software?
- Welche Probleme löst ein ATS konkret?
- Must-have Funktionen: Was Sie wirklich prüfen sollten
- Auswahlleitfaden: In 6 Schritten zur passenden Lösung
- Kurz erklärt: Anbieterlandschaft
- Implementierung & Change: Die 5 Bausteine, die über Erfolg entscheiden
- Zwei Praxis-Tipps aus dem Alltag
- Bewerbermanagement Software Test: Hier finden Sie den richtigen Anbieter
- Wie CLEVIS helfen kann
Was ist Bewerbermanagement Software?
Ein ATS ist die Software, mit der Unternehmen ihren Recruiting-Prozess end-to-end steuern. Bewerbungen kommen strukturiert an, Kandidat:innen werden nachvollziehbar durch Status geführt, Kommunikation und Entscheidungen werden dokumentiert, und der Prozess wird messbar.
Wichtig ist die Abgrenzung: Ein ATS ist nicht automatisch eine komplette HR-Suite. In HR-Suiten ist Recruiting oft „ein Modul“, das je nach Anbieter unterschiedlich tief ist. Recruiting-Plattformen wiederum gehen häufig stärker in Richtung Sourcing, Talentpool und Kampagnen. Für viele Unternehmen ist ein ATS der pragmatischste Hebel, weil es den Kernprozess stabilisiert – vom Eingang bis zur Zusage.
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Der HR-Software-Markt ist unübersichtlich: viele Anbieter, ähnliche Versprechen, unterschiedliche Architekturen. Wir zeigen, wie Unternehmen HR-Software strukturiert auswählen – passend zu Zielbild, Prozessen und Organisation.
Welche Probleme löst ein ATS konkret?
In unseren Beratungsprojekten sehen wir immer wieder dieselben Muster. Es fehlt nicht an Engagement, sondern an Struktur. Ein ATS löst vor allem drei Dinge, die im Alltag unmittelbar spürbar sind:
- Erstens schafft es Transparenz. Wer ist gerade in welchem Schritt und warum? Das klingt banal, ist aber der Unterschied zwischen „wir suchen seit Wochen“ und „wir wissen genau, wo es hängt“.
- Zweitens stärkt es die Zusammenarbeit mit Hiring Managern. Bewertungen werden einheitlich, Feedback wird eingefordert, Entscheidungen werden dokumentiert.
- Drittens verbessert es die Candidate Experience, weil Kommunikation planbar wird und Rückmeldungen nicht vom Tagesgeschäft abhängen.
Der Compliance-Aspekt (Rollen/Rechte, Dokumentation, Löschkonzepte) ist dabei nicht nur „Pflicht“. Er reduziert Risiko und sorgt intern für Akzeptanz, insbesondere, wenn mehrere Stakeholder beteiligt sind.
Must-have Funktionen: Was Sie wirklich prüfen sollten
Viele ATS können „alles irgendwie“. Die entscheidende Frage ist: Was brauchen Sie, damit Recruiting in Ihrer Realität funktioniert, mit Ihren Kapazitäten, Ihren Rollen und Ihrer Geschwindigkeit?
Als Faustregel gilt: Wenn Sie nur wenige Dinge konsequent prüfen, dann diese:
Workflow-Fit
Können Sie Ihren Recruiting-Prozess mit wenigen, sauberen Status abbilden – ohne Workarounds?
Kollaboration
Können Hiring Manager einfach mitarbeiten (Bewertung, Kommentare, Freigaben), ohne dass HR alles hinterhertragen muss?
Integrationen
Integrationen entscheiden darüber, ob es in den Alltag passt (E-Mail/Kalender, Video, Signatur, Jobboards, ggf. HRIS)
Datenschutzlogik
Datenschutz ist in der Praxis nur dann „sauber“, wenn Löschfristen, Einwilligungen und Zugriffe nicht nur vorhanden, sondern verständlich bedienbar sind.
Pflicht ist alles, was den Prozess stabil macht: ein sauberer Workflow mit Status, eine vollständige Kandidatenakte (inkl. Historie), Vorlagen für die Kommunikation, Kalenderintegration, ein klares Rollen-/Rechtekonzept, DSGVO-Löschlogik sowie Basis-Reporting. Nice-to-have wird alles, was den Prozess erweitert statt ihn zu tragen, etwa Talentpool/CRM, Multiposting, Parsing/Knockout-Fragen, Onboarding-Übergaben oder KI-Assistenz (mit klarer Governance).
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Viele Unternehmen starten mit Tools, bevor Zielbild, Prozesse und Governance geklärt sind.
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Auswahlleitfaden: In 6 Schritten zur passenden Lösung
Ein häufiger Fehler ist, mit Demos zu starten, bevor Ziele und Use Cases klar sind. Dann gewinnt oft die schönste Oberfläche. Später wundert man sich über fehlende Prozesspassung.
1. Engpassanalyse
Wo entsteht Wartezeit? Freigaben? HM-Feedback? Terminierung? Angebot? Das Ziel ist eine kurze, ehrliche Prioritätenliste.
2. Anforderungen definieren
Entweder als „Showstopper/Must/Should/Nice“ formulieren. Nicht 80 Punkte, eher 15–25, aber klar und testbar.
3. Systemumfeld klären
Welche Systeme sind gesetzt (HRIS/HCM)? Welche Integrationen sind zwingend? Welche Daten müssen später reportingfähig sein?
4. Shortlist bauen
Demos an Use Cases knüpfen. Die Demo sollte keine „Produktshow“ sein, sondern ein Testlauf Ihres Alltags.
5. Pilot durchführen
Pilot mit realen Nutzer:innen (HR + Hiring Manager). Wenn ein ATS im Pilot nicht genutzt wird, wird es im Rollout nicht besser.
6. Entscheidung & Umsetzung
Entscheidung inkl. Implementierungsplan treffen. Ein System ohne Rollenkonzept, Trainingslogik und KPI-Set bleibt „Software“. Mit Plan wird es „Prozess“.
Kurz erklärt: Anbieterlandschaft
Damit der Markt greifbar bleibt, hilft eine einfache Einteilung:
Best-of-breed ATS – sind stark im Recruiting-Kernprozess und oft schnell einführbar.
HR-Suiten punkten bei End-to-End-Prozessen und Stammdatenintegration, aber Recruiting-Tiefe variiert stark.
Recruiting-Plattformen sind sinnvoll, wenn Talentpool/CRM, Kampagnen und Sourcing im Fokus stehen.
Der wichtigste Punkt: Die Kategorie allein entscheidet nicht. Entscheidend ist, ob Ihre wichtigsten Use Cases sauber funktionieren, insbesondere Rollen/Rechte, Prozesslogik und Reporting.
Dies sollte vor dem Bestreben stehen, große Bewerberaufkommen möglichst effizient zu screenen und je nach Passung in einem weiteren Prozess im Detail zu durchleuchten. Hier gilt es je nach Herausforderungen, die möglichen Systeme auf Flexibilität abzuprüfen, damit sie das eigene Unternehmen bestmöglich unterstützen.
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Implementierung & Change: Die 5 Bausteine, die über Erfolg entscheiden
In der Einführung scheitert es selten an Technik, sondern daran, dass der Prozess nicht „gelebt“ wird. Deshalb lohnt es sich, die Einführung nicht als IT-Projekt zu behandeln, sondern als Prozess- und Stakeholder-Thema.
Erfolgreiche Einführungen haben fast immer fünf Bausteine:
(1) ein schlankes Prozessdesign mit wenigen Status
(2) klare Verantwortlichkeiten und SLAs (vor allem für Hiring Manager)
(3) saubere Daten- und Integrationslogik
(4) Enablement, das auf die Realität der Fachbereiche passt und
(5) Stabilisierung nach Go-Live – also messen, nachschärfen, dann skalieren.
Ein gutes ATS macht fehlendes Feedback sichtbar. Ein gutes Projekt macht Feedback auch verbindlich.
Zwei Praxis-Tipps aus dem Alltag
Tipp für kleinere Unternehmen (~100 Mitarbeitende): Standard schlägt Perfektion.
Für kleinere Unternehmen gilt meist: Nicht das „mächtigste“ System bringt den größten Effekt, sondern ein klarer Standardprozess. Wenn das Recruiting-Volumen überschaubar ist, lohnt es sich, den Ablauf auf 6–8 saubere Status zu reduzieren, zwei verbindliche Reaktionszeiten festzulegen (z. B. Hiring-Manager-Feedback innerhalb von 48 Stunden und ein Kandidaten-Update innerhalb von 5 Tagen) und die Kommunikation konsequent über Vorlagen zu automatisieren. So gewinnen Sie schnell an Geschwindigkeit und Professionalität.
Für den Mittelstand gilt: Demos sollten kein „Showcase“ mehr sein, sondern ein Use-Case-Test. Sobald mehrere Standorte und viele Stakeholder beteiligt sind, reicht „sieht gut aus“ nicht aus. Entscheidend ist, ob die Lösung Ihre Realität abbildet. Definieren Sie dafür fünf verbindliche Szenarien, die jeder Anbieter demonstrieren muss (z. B. Freigabe und Veröffentlichung, Hiring-Manager-Bewertung, Interviewplanung, Reporting sowie Löschkonzept) und bewerten Sie die Ergebnisse anhand einer Scorecard. Das macht die Entscheidung weniger „emotional“, aber deutlich belastbarer und reduziert gleichzeitig spätere Überraschungen in der Implementierung.
Bewerbermanagement Software Test: Hier finden Sie den richtigen Anbieter
Aus den oben genannten Punkten heraus ergibt sich, dass ein simpler Bewerbermanagement Software Vergleich auf Basis der reinen Funktionalitäten nicht immer sinnvoll ist. Die Eignung einer Bewerbermanagement-Software ergibt sich aus den eigenen unternehmensspezifischen Herausforderungen und der Digitalisierungsstrategie des HR-Bereichs insgesamt. Im Folgenden finden sich daher eine Liste der gängigsten Anbieter von Bewerbermanagement-Lösungen entlang der möglichen Digitalisierungsstrategien sowie deren potenzielle Passung bezogen auf Unternehmensgrößen. Sofern Sie eine passgenaue HR-Softwareauswahl benötigen, zeigen wir Ihnen gerne über den HR-Software-Vergleich Ihre Optionen auf.
- SuccessFactors
- Cornerstone
- SmartRecruiters
- Haufe
- Personio
- Softgarden
- recruitee
| Anbieter | Modulstrategie | Kernmarkt | Herausragendes im Recruiting | |
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SuccessFactors | Integration aller HR-Module im Rahmen SuccessFactors | größerer Mittelstand und Konzernumfeld |
SuccessFactors bietet eine global ausgerichtete und cloud-basierte Recruiting-Lösung. Die end-to-end-Lösung bietet neben der Möglichkeit einer einzelnen Karriereseite für verschiedene Länder und Unternehmen auch interne Recruiting-Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung. Des Weiteren bietet sie durch einen vollumfänglichen SelfService eine große Autonomie für Recruiter, Kandidaten und Führungskräfte. Erweitert wird dies durch unterschiedliche Analyse-Tools, um auch durch maschinelles Lernen die richtigen Kandidaten zu finden. |
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Cornerstone | Eine durchgängige Talentmanagement-Software mit Basisbestandteilen in der HR-Administration | Mittelstand und Konzernumfeld |
Cornerstone bietet einen gesamtheitlichen Ansatz im Thema Recruiting, um eine reibungslose Kandidatenerfahrung zu garantieren. Dabei spielen die geeigneten Social Tools, Bewerber-Tracking, einfach zu konfigurierende Karriereseiten, ein einfaches Onboarding und viele mögliche Integrationen zu Job Boards, Multipostern und Backgroundchecks zusammen, um die passenden Talente zu gewinnen. |
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SmartRecruiters | Spezialisiert auf Bewerbermanagement und Recruiting | Mittelstand und Konzernumfeld |
SmartRecruiters bietet in allen Schritten des Recruitings eine Vielzahl an Funktionen: von der Anwerbung über die Auswahl bis hin zur Anstellung. Die end-to-end Recruiting-Lösung und vierteljährlichen Produkt-Updates helfen Ihnen, in der Talentsuche wettbewerbsfähig zu bleiben und mit den aktuellen Trends im Recruiting Schritt zu halten. Von der One-Click-Bewerbung über eine integrierte SMS-Kommunikation oder der Field-Recruiting-App bis hin zur Anmeldung für Talentpools: SmartRecruiters ermöglicht eine perfekte Candidate Experience. Mit einem Kampagnen-Management, intelligentem Stellenmarketing, frei konfigurierbaren Workflows und Referral-Möglichkeiten unterstützt die Software auch Hiring-Manager und Recruiter optimal in der Talentsuche. |
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Haufe | Full-Range-HR-Digitalisierer mit Multikomponentenstrategie | Fokus Mittelstand aber auch im Konzernumfeld |
Das Haufe Bewerbermanagement unterstützt alle Prozesse rund um das Thema Bewerbermanagement – d. h. alle Prozesse vom Stellenantrag über die Ausschreibung bis hin zur Vertragserstellung und der Vertragsunterschrift werden durch das Modul unterstützt. Schnittstellen zu Job-Portalen, Google-for-Jobs-konforme Stellenausschreibungen und Integrationen für ein erleichtertes Active Sourcing sind neben vielen automatisierten Workflows nur einige Highlight-Funktionalitäten. |
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Personio | All-in-One HR Digitalisierung Software | Fokus auf Klein- und Mittelständische Unternehmen (KMUs) | Die Recruiting Suite von Personio bietet ihnen alle Kernfunktionen einer Bewerbermangement-Software. Personio setzt einen großen Fokus auf die Automatisierung und Digitalisierung von Bewerbermanagement Aufgaben. Durch die Automatisierung von E-Mail Antworten, der Vereinbarung von Interviews, Vorlagen und CV-Parsing lässt sich viel Zeit in administrativen Aufgaben sparen. Es lassen sich auch im Anschluss an die Anstellung eines neuen Mitarbeitenden automatisierte Onboarding Aufgaben stellen. |
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softgarden | Spezialisiert auf Bewerbermanagement und Recruiting | Fokus auf Mittelstand aber auch im Konzernumfeld | Softgarden wird im Bereich der Talent Acquisiton Suite eingeordnet und bietet dazu ein intuitiv bedienbares Bewerbermanagement Tool. Softgarden richtet den Fokus darauf mit einem schnellen Recruiting-Prozess die besten Talente für ihr Unternehmen zu gewinnen und stellt dafür alle wichtigen Funktionen und mehr zur Verfügung. Von CV-Parsing, der Möglichkeit im Handumdrehen die eigene Karriereseiten zu erstellen, bis hin zu einer mobilen Hiring App. Außerdem bietet es die Möglichkeit auf das bestehende Netzwerk ihrer Mitarbeiter zurückzugreifen, um dort die besten Kandidaten zu gewinnen, sowie durch Talent Network aus einem Pool von suchenden Kandidaten zu sourcen. Die Software lässt sich unkompliziert mit den meisten HR-Software Lösungen verbinden. |
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recruitee | Spezialisiert auf Bewerbermanagement und Recruiting | Fokus auf Mittelstand |
Recruitee ist ein integriertes, cloudbasiertes Bewerbermanagementsystem, welches HR-Teams jeder Größe bei der Organisation und Skalierung des Recruitingprozesses unterstützt. Die Lösung bietet Business Branding, Job-Multi-Posting, Kandidaten-Sourcing, Bewerber-Tracking, Recruitinganalysen uvm. – alles auf einer einfach zu bedienenden Plattform. Einen großen Fokus legt recruitee dabei auf die Zusammenarbeit im Team, um die Zusammenarbeit von Recruiting und Manager: innen möglichst effizient zu gestalten und gemeinsam neue Teammitglieder zu finden. |
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HR4YOU | Spezialisiert auf Bewerbermanagement und Recruiting | Fokus auf Mittelstand | HR4YOU ist Ihr bewährter Partner im Bereich HR und Recruiting seit einem Vierteljahrhundert. Unsere maßgeschneiderte Softwarelösung vereinfacht und optimiert die Personalprozesse von Unternehmen jeder Größe und Branche im D-A-CH-Raum. Mit unserem modularen System, das sich Ihren individuellen Bedürfnissen anpasst, sind Sie für die Herausforderungen der modernen Personalarbeit bestens gerüstet. Mit unseren vielseitigen KI-basierten Tools, angefangen beim Prozessassistenten über den Chatbot bis hin zu automatisch generierten Textvorlagen, steigern Sie Ihre Effizienz und verschaffen sich einen entscheidenden Prozessvorteil. |
Wie CLEVIS helfen kann
Viele Unternehmen kommen zu uns, wenn sie merken: „Wir haben Tools gesehen, aber wir können nicht sauber entscheiden“ oder „Wir haben entschieden, aber die Einführung verläuft zäh“. Genau an dieser Schnittstelle unterstützen wir pragmatisch und mit Struktur.
Typische Einstiege sind ein Digitalisierungs-Workshop, bei welchem wir Ihre konkreten Anforderungen (Ziele, Use Cases, Muss-Kriterien) besprechen. Wir helfen Ihnen bei der Erstellung eines Marktvergleichs mit Shortlist (inkl. Demo-Szenarien und Scorecard), sowie darüber hinaus bei Bedarf bei der Begleitung der Einführung (Prozessdesign, Rollen/Rechte, Enablement, KPI-Set). Wenn es um das größere Bild geht, kann ein HR-IT-Assessment helfen, Recruiting sauber in die HR-IT-Landschaft einzuordnen, damit Integrationen und Datenflüsse von Anfang an passen.
Was kostet Bewerbermanagement Software?
Die Kosten hängen stark von Nutzerzahl, Modulen und Integrationen ab. In der Praxis lohnt es sich, nicht nur Lizenzkosten zu vergleichen, sondern den Aufwand für Einführung und Betrieb realistisch zu bewerten.
Wie lange dauert die Einführung?
Von wenigen Wochen (klarer Standardprozess, wenig Integrationen) bis mehrere Monate (Standorte, Governance, Schnittstellen, Change-Aufwand). Ein Pilot schafft schnell Klarheit über Aufwand und Akzeptanz.
ATS oder HR-Suite?
Wenn Recruiting-Tiefe, Candidate Experience und schnelle Umsetzung im Vordergrund stehen, ist ein ATS oft der bessere Start. Wenn End-to-End-HR-Prozesse und Stammdatenintegration der Haupttreiber sind, kann eine Suite sinnvoll sein. Dann unbedingt per Use-Case-Pilot prüfen.
Welche Integrationen sind in der Praxis entscheidend?
Fast immer E-Mail/Kalender, häufig Video/Meetinglinks und ggf. Signatur. Bei größerem Setup kommen HRIS/HCM und Jobboards hinzu.
Wie stelle ich DSGVO-Konformität sicher?
Nicht nur über „Funktionen“, sondern über Prozess: Rollen/Rechte, Einwilligungen, Löschfristen und Verantwortlichkeiten müssen im Alltag bedienbar sein.
Downloads zur Vertiefung
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