Cloud oder OnPremise? Diese Frage begegnet uns in CLEVIS-Projekten inzwischen in nahezu jedem HR-IT-Vorhaben. Denn die Entscheidung wirkt weit über die IT hinaus: Sie beeinflusst Kosten, Datenstrategie, Security, Integrationsfähigkeit, Innovationsgeschwindigkeit und die Rolle von HR im Unternehmen. Besonders spannend ist, dass viele Organisationen noch mit veralteten Annahmen arbeiten – etwa, dass Cloud zwangsläufig weniger sicher sei oder OnPremise immer mehr Kontrolle garantiere.
Tatsächlich hängt die richtige Wahl stark vom Reifegrad der HR-IT, den Compliance-Anforderungen, der Internationalität und dem Wachstumspfad eines Unternehmens ab. Der folgende Artikel ordnet die Unterschiede strukturiert und faktenbasiert ein, ergänzt um typische Entscheidungslogiken aus der Praxis und Hinweise, die Unternehmen vor kostspieligen Fehlentscheidungen schützen.
CLEVIS sorgt für HR-Digitalisierung ohne teure Fehlentscheidungen
Viele Unternehmen starten mit Tools, bevor Zielbild, Prozesse und Governance geklärt sind.
Auf unserer Leistungsseite zeigen wir, wie HR-Digitalisierung strukturiert, wirtschaftlich und realistisch angegangen wird – anbieterunabhängig und bedarfsorientiert, von der Einordnung bis zur Umsetzung.
Auswahl und fachliche Einordnung von Cloud Lösung und On-Premise Lösung für Unternehmen
Bei der Auswahl hängt die Eignung oft von der Unternehmensgröße und den internen Anforderungen ab. Cloud Lösungen sind insbesondere für wachsende Unternehmen geeignet, da sie ohne eigene Server oder IT-Fachkräfte betrieben werden können und eine flexible Skalierung der Ressourcen ermöglichen. Die Kostenstruktur gestaltet sich bei Cloud Lösungen meist durch monatliche Pauschalen mit geringen Anfangsinvestitionen, während On-Premise Lösungen hohe Anschaffungskosten und laufenden IT-Aufwand verursachen.
Typische Entscheidungslogiken ergeben sich aus regulatorischen Anforderungen, dem individuell gewünschten Maß an Kontrolle und der vorhandenen IT-Kompetenz. Unternehmen mit ausgeprägten Compliance-Anforderungen setzen häufiger auf die On-Premise Variante, da sie die volle Kontrolle über Daten und Systeme behalten und die Software individuell anpassen können. Dafür trägt das Unternehmen auch die Verantwortung für Wartung, Sicherheitsupdates und den dauerhaften Betrieb.
Aus Business-Perspektive bieten Cloud Lösungen unmittelbare Verfügbarkeit, automatische Aktualisierungen und entlasten interne Ressourcen. Die Innovationsfähigkeit ist hoch, da neue Technologien, wie KI oder Analytics, direkt integriert werden und regelmäßige Funktionsupdates ohne eigenes Zutun erfolgen. Die IT-Perspektive bei On-Premise verlangt hingegen den eigenständigen Betrieb, inklusive Monitoring, Backup und Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen, was insbesondere für größere Unternehmen und spezielle Anwendungsfälle relevant sein kann.
Langfristig wirken sich Cloud Lösungen durch ihre Skalierbarkeit, geringeren Wartungsaufwand und automatische Updates auf die Flexibilität und Aktualität von Geschäftsprozessen aus. On-Premise Lösungen erfordern hingegen kontinuierliche Investitionen in Infrastruktur und IT-Know-how und bringen eine größere Abhängigkeit vom eigenen IT-Team mit sich.
Nachfolgende Tabelle stellt zentrale Unterschiede strukturiert gegenüber:
| Kriterium | Cloud-Lösung | On-Premise-Lösung |
|---|---|---|
| Kosten | Niedrige Einstiegskosten, laufende Nutzungsgebühren | Hohe Anfangsinvestition, zusätzliche laufende IT-Kosten |
| Flexibilität / Skalierung | Sehr flexibel, automatische Ressourcenzuteilung | Eingeschränkt, Hardware-Upgrades notwendig |
| Updates | Automatisch und regelmäßig, ohne eigene Betriebsplanung | Manuell, mit Planungs- und Implementierungsaufwand |
| Zugriff | Ortsunabhängig über Internet, mobil nutzbar | Meist nur intern oder über VPN erreichbar |
| Innovationsfähigkeit | Kontinuierliche Weiterentwicklung durch den Anbieter | Abhängig von interner IT-Strategie und Budget |
| Kontrolle | Betrieb durch externen Anbieter | Volle Kontrolle und Verantwortung im eigenen Unternehmen |
Diese Gegenüberstellung zeigt, an welchen unternehmensorientierten Kriterien sich die Wahl zwischen Cloud Lösung und On-Premise Lösung grundsätzlich fachlich ausrichtet.
CLEVIS hilft, die richtige HR-Software auszuwählen – anbieterunabhängig und ohne sich im Markt zu verlieren
Der HR-Software-Markt ist unübersichtlich: viele Anbieter, ähnliche Versprechen, unterschiedliche Architekturen. Wir zeigen, wie Unternehmen HR-Software strukturiert auswählen – passend zu Zielbild, Prozessen und Organisation.
Fazit
Cloud oder OnPremise – die Entscheidung ist weit mehr als ein technisches Architekturthema. In der CLEVIS-Praxis sehen wir, dass Unternehmen dann erfolgreich sind, wenn sie die Wahl nicht isoliert treffen, sondern im Kontext der HR-Strategie, des HR-Prozessmodells und der gesamten IT-Landschaft betrachten. Während Cloud-Systeme besonders in Wachstumsphasen, für internationale Strukturen und moderne HR-Prozesse enorme Vorteile bieten, kann OnPremise bei speziellen Compliance-Anforderungen oder sehr individuellen Systemlandschaften sinnvoll bleiben.
Häufig entsteht der beste Weg in hybriden Modellen, bei denen Kernprozesse in einer Cloud-Suite laufen und einzelne Spezialbereiche über Best-of-Breed-Lösungen ergänzt werden. Entscheidend ist immer: klare Anforderungen, eine realistische Ressourcenplanung und ein sauber abgestimmtes Zielbild. Unternehmen, die strukturiert vorgehen, schaffen eine zukunftssichere, skalierbare und moderne HR-IT – und legen damit das Fundament für effiziente Prozesse, hohe Datenqualität und strategische Steuerungsfähigkeit.
Erste Orientierung – ganz ohne Beratungsgespräch
Mit unseren Self-Service-Tools wie SmartMatch, der Anbieterübersicht und dem HR-IT-Assessment.
Häufig gestellte Fragen
Häufige Fragen zu HR-Digitalisierungsprojekten und unserem Implementierungsansatz.
Eine HR Cloud Lösung ist insbesondere bei Bedarf nach standortunabhängigem Zugriff, geringer eigener IT-Infrastruktur und flexibler Ressourcennutzung vorteilhaft.
Entscheidend sind unter anderem regulatorische Anforderungen, gewünschte Datenkontrolle, vorhandene IT-Kompetenzen sowie Skalierbarkeit und Kostenstruktur.
Was unterscheidet das Betriebs- und Wartungsmodell einer HR Cloud Lösung von einer OnPremise Lösung?
Bei einer Cloud Lösung übernimmt der Anbieter Betrieb, Wartung und Updates, während bei einer OnPremise Lösung das Unternehmen dafür selbst verantwortlich ist.
Zu den Herausforderungen zählen der eigene Aufwand für IT-Betrieb, regelmäßige Sicherheitsupdates, höhere initiale Investitionen und eine stärkere Abhängigkeit von der internen IT.
Cloud Lösungen verursachen laufende Gebühren bei geringen Anfangsinvestitionen, während OnPremise Lösungen hohe Erstkosten und fortlaufende interne IT-Ausgaben mit sich bringen.
Best of Breed erhöht durch spezialisierte Einzelsysteme die Integrations- und Wartungskomplexität, während Suite-Lösungen eine zentralisierte und einheitliche Betreuung ermöglichen.
Fehler entstehen häufig durch unzureichende Berücksichtigung von Unternehmenszielen, IT-Ressourcen oder regulatorischen Vorgaben im Auswahlprozess beider Modelle.
